Đồng bộ đặt phòng OTA với phần mềm quản lý khách sạn như thế nào?

Trong thời đại chuyển đổi số, các kênh OTA (Online Travel Agency) như Booking.com, Agoda, Traveloka, Airbnb, Mytour… đóng vai trò quan trọng trong việc giúp khách sạn tiếp cận nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên, việc quản lý đặt phòng từ nhiều kênh OTA thủ công dễ dẫn đến overbooking (đặt phòng trùng), thất thoát dữ liệu, sai lệch doanh thu. Giải pháp tối ưu chính là đồng bộ đặt phòng OTA với phần mềm quản lý khách sạn thông qua Channel Manager. Vậy cách đồng bộ thế nào? Lợi ích ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

1. Kênh OTA là gì và vai trò của OTA trong kinh doanh khách sạn

OTA (Online Travel Agency) là các nền tảng trung gian giúp khách đặt phòng trực tuyến. Một số kênh OTA phổ biến tại Việt Nam:

• Booking.com
• Agoda
• Traveloka
• Expedia
• Airbnb
• Mytour

Danh sách gần 200 kênh OTA phổ biến nhất tại Việt Nam

Vai trò của OTA đối với khách sạn:

• Tăng khả năng tiếp cận khách hàng: Hàng triệu người đặt phòng qua OTA mỗi ngày.
• Tối ưu doanh thu: OTA giúp khách sạn tiếp cận khách quốc tế dễ dàng hơn.
• Xây dựng thương hiệu: Sự xuất hiện trên nhiều OTA giúp khách sạn tăng độ uy tín.

2. Vì sao cần đồng bộ OTA với phần mềm quản lý khách sạn

Nếu khách sạn quản lý OTA thủ công bằng Excel hoặc qua từng nền tảng riêng lẻ, sẽ dễ gặp các vấn đề:

• Overbooking: Nhiều khách đặt cùng một phòng trên các kênh khác nhau.
• Sai lệch dữ liệu: Do thông tin không được cập nhật tức thì.
• Tốn thời gian quản lý: Nhân viên phải thao tác thủ công trên nhiều hệ thống.
• Khó theo dõi doanh thu tổng thể: Số liệu bị phân tán, không có báo cáo tổng hợp.

Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tích hợp Channel Manager, giúp tự động đồng bộ thông tin đặt phòng từ tất cả các kênh OTA về một hệ thống duy nhất.

3. Channel Manager – “Cầu nối” giữa OTA và phần mềm khách sạn

Channel Manager là tính năng quan trọng trong các phần mềm quản lý khách sạn hiện đại như OHOTEL, ezCloud, CiHMS, MISA.

Cơ chế hoạt động của Channel Manager:

• Khi khách đặt phòng trên OTA → Dữ liệu tự động cập nhật về phần mềm khách sạn.
• Khi lễ tân đặt phòng trực tiếp trên hệ thống → Channel Manager cập nhật thông tin ngược lại lên tất cả OTA.
• Giá phòng và tình trạng phòng luôn được đồng bộ theo thời gian thực.

Ví dụ: Khách đặt phòng trên Agoda → Phần mềm khách sạn tự động khóa phòng trên Booking.com, Traveloka… tránh đặt trùng.

4. Lợi ích của việc đồng bộ OTA với phần mềm quản lý khách sạn

a. Tránh đặt phòng trùng (Overbooking)

Thông tin phòng trống được cập nhật đồng bộ tức thì trên mọi nền tảng.

b. Tiết kiệm thời gian cho nhân viên

Thay vì nhập liệu thủ công trên từng OTA, chỉ cần thao tác một lần trên phần mềm khách sạn.

c. Quản lý giá phòng linh hoạt

Chủ khách sạn có thể:

• Tăng/giảm giá theo mùa vụ.
• Đồng bộ giá lên tất cả OTA chỉ với một cú nhấp chuột.

d. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách đặt phòng nhanh chóng, chính xác, không lo nhầm lẫn về tình trạng phòng.

e. Báo cáo tổng hợp doanh thu OTA

Phần mềm thống kê doanh thu từ từng kênh OTA, giúp khách sạn đánh giá hiệu quả bán phòng.

5. Các phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ đồng bộ OTA tốt nhất

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý khách sạn tích hợp Channel Manager hỗ trợ đồng bộ OTA:

• OHOTEL – Giải pháp toàn diện, mạnh về quản lý phòng & kết nối OTA. Danh sách gần 200 kênh OTA phổ biến nhất tại Việt Nam tích hợp với Phần mềm OHOTEL
• ezCloud Hotel – Đồng bộ OTA nhanh, hỗ trợ đa kênh.
• CiHMS – Phù hợp cho chuỗi khách sạn quy mô lớn.
• MISA CUKCUK – Dễ dùng, phù hợp khách sạn vừa và nhỏ.

Nếu bạn muốn tăng doanh thu OTA và tối ưu vận hành, hãy ưu tiên lựa chọn các phần mềm có tính năng Channel Manager mạnh mẽ.

6. Kết luận

Trong bối cảnh kinh doanh khách sạn cạnh tranh, việc đồng bộ đặt phòng OTA với phần mềm quản lý khách sạn không còn là lựa chọn, mà là yếu tố bắt buộc để vận hành hiệu quả, giảm sai sót và tối đa hóa doanh thu.

Nếu bạn đang tìm giải pháp, OHOTEL là một trong những phần mềm quản lý khách sạn nổi bật, hỗ trợ:

• Đồng bộ OTA nhanh chóng.
• Quản lý phòng, giá, doanh thu tập trung.
• Tiết kiệm thời gian vận hành lên tới 60%.

? Tải về và trải nghiệm miễn phí OHOTEL tại đây để nâng cao hiệu quả quản lý khách sạn của bạn ngay hôm nay.