Nguyên nhân khiến khách sạn thường bị trùng phòng khi bán qua OTA

Nguyên nhân khiến khách sạn thường bị trùng phòng khi bán qua OTA

1. Trùng phòng OTA – vấn đề “đau đầu” của chủ khách sạn

Khi kinh doanh khách sạn, việc xuất hiện trên nhiều nền tảng OTA như Booking, Agoda, Traveloka, Airbnb… là cách nhanh nhất để tăng tỷ lệ lấp đầy phòng và tiếp cận khách hàng toàn cầu.

Tuy nhiên, nhiều khách sạn gặp tình trạng “trùng phòng” (overbooking) – khi một phòng được đặt cùng lúc trên nhiều kênh khác nhau.

Hậu quả là:

• Khách đến mà không còn phòng trống, ảnh hưởng uy tín.
• Khách sạn phải bồi hoàn hoặc hủy đặt, giảm điểm đánh giá.
• Mất thời gian xử lý và căng thẳng trong mùa cao điểm.

Vậy nguyên nhân thực sự là gì?

2. Cập nhật thủ công giữa các OTA – nguyên nhân chính gây trùng phòng

Phần lớn khách sạn nhỏ, homestay vẫn đang quản lý phòng thủ công, tức là:

mỗi khi có một đặt phòng trên Booking, nhân viên phải vào Agoda, Traveloka, Airbnb... để gỡ hoặc cập nhật số phòng trống.

Cách này dễ dẫn đến sai sót vì:

• Không kịp cập nhật theo thời gian thực: OTA hoạt động 24/7, chỉ cần chậm vài phút là có thể bị đặt trùng.
• Quá nhiều kênh, quá nhiều phòng, khó theo dõi chính xác.
• Nhân viên nhập sai dữ liệu, hoặc quên cập nhật khi có hủy phòng.

Trong mùa cao điểm, chỉ một thao tác chậm trễ cũng khiến khách sạn bị overbooking.

3. Không có hệ thống đồng bộ phòng – giá giữa các kênh OTA

Một số khách sạn đã dùng phần mềm quản lý, nhưng phần mềm không có tính năng đồng bộ OTA (Channel Manager).

Điều này khiến dữ liệu giữa phần mềm và OTA không cập nhật đồng thời, dẫn đến:

• Giá phòng không thống nhất giữa các nền tảng.
• Số lượng phòng hiển thị sai.
• Hệ thống không nhận diện được phòng đã được đặt ở nơi khác.

Hệ quả: khách đặt phòng “trùng” mà nhân viên không biết cho đến khi quá muộn.

4. Nhận đặt phòng trực tiếp song song OTA mà không đồng bộ

Ngoài OTA, nhiều khách sạn vẫn nhận đặt phòng qua:

• Điện thoại
• Zalo / Facebook
• Website đặt phòng riêng

Nếu các nguồn này không kết nối chung vào hệ thống, khách sạn không thể cập nhật tình trạng phòng tổng thể.

Ví dụ: khách gọi điện đặt phòng nhưng nhân viên chưa kịp khóa trên Booking.com → OTA vẫn hiển thị còn phòng → dẫn đến đặt trùng.

5. Cách khắc phục triệt để tình trạng trùng phòng khi bán qua OTA

Sử dụng phần mềm quản lý kênh OTA tự động (Channel Manager)

Phần mềm như OXU Channel Manager System cho phép khách sạn đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giữa các kênh OTA, website và đặt phòng trực tiếp.

Mọi thay đổi (giá, tình trạng phòng, khuyến mãi) được cập nhật tức thì, giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ trùng phòng.

Quản lý tất cả đặt phòng trên một giao diện tập trung

Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống OHOTEL, bạn có thể xem:

• Tình trạng phòng trống của từng ngày
• Nguồn đặt phòng đến từ OTA nào
• Cập nhật giá, hủy phòng, ghi chú khách hàng

Đào tạo nhân viên cập nhật quy trình đặt phòng chuẩn

• Mọi kênh đặt (trực tiếp hoặc OTA) phải đi qua hệ thống phần mềm.
• Không xử lý thủ công ngoài hệ thống để tránh sai lệch dữ liệu.

6. OXU CMS – Giải pháp giúp khách sạn không còn lo trùng phòng

Với Channel Manager System ( OXU CMS ), khách sạn có thể:

• Đồng bộ đặt phòng, giá và tình trạng phòng giữa Booking, Agoda, Traveloka, Airbnb, Mytour...
• Quản lý tập trung, tránh nhập liệu thủ công.
• Theo dõi doanh thu, công suất và hiệu quả từng kênh OTA.
• Tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL

Giúp khách sạn tiết kiệm thời gian, tránh trùng phòng 100%, và tăng uy tín trên các nền tảng OTA.